Bạn đang tìm hiểu về Google Workspace? Nhưng chưa biết cách sử dụng Google Workspace như thế nào để hiệu quả nhất cho doanh nghiệp? Hãy tham khảo ngay bài viết sau đây, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết về ứng dụng hữu ích này.
1. Sơ lược về Google Workspace
1.1. Google Workspace là gì?
Google Workspace (trước đây gọi là G Suite) là bộ ứng dụng được phát triển bởi Google, nhằm mục đích hỗ trợ người dùng trong các hoạt động cá nhân hay tại doanh nghiệp. Ra mắt người dùng vào năm 2006, Google Workspace gồm một hệ nhiều ứng dụng hữu ích như Google Drive, Google Slides, Gmail, Google Sheets, v.v
Google Workspace cung cấp các công cụ cần thiết giúp người dùng nâng cao hiệu quả công việc như các hoạt động chia sẻ thông tin, hay tăng cường sự tương tác giữa các thành viên trong cùng dự án. Đồng thời, ứng dụng trang bị thêm tính năng bảo mật cấp cao cho các dữ liệu và khả năng tương thích với hầu hết các ứng dụng khác của Google.
1.2. Các ứng dụng miễn phí trong Google Workspace
Trong bộ ứng dụng của Google Workspace có rất nhiều những cái tên quen thuộc mà hầu hết người dùng nào cũng đã từng sử dụng qua, phổ biến nhất có thể kể đến các công cụ:
- Gmail: Cho phép người dùng tạo nội dung, gửi nhận mail nhanh chóng và quản lý email dễ dàng.
- Google Drive: Người dùng được phép lưu trữ và chia sẻ các tài liệu, tập tin cho bạn bè, đối tác mà không hề tốn phí.
- Google Sheets: Cung cấp dịch vụ bảng tính miễn phí, bạn có thể tạo và chỉnh sửa bảng tính tùy theo tính chất công việc.
- Google Docs: Bạn sẽ được tùy chọn trong việc tạo và chỉnh sửa các tài liệu, văn bản hay bài thuyết trình.
- Google Meet: Thiết kế các cuộc họp, hội nghị trực tuyến miễn phí với sức chứa hơn 100 người. Đồng thời ứng dụng cung cấp các tính năng trò chuyện, thảo luận trực tiếp bằng video hình ảnh, âm thanh giúp tăng sự tương tác giữa mọi người trong cuộc họp.
- Google Calendar: Ứng dụng hỗ trợ bạn theo dõi và lên lịch trình cụ thể cho các sự kiện cá nhân hay tổ chức.
- Google Forms: Công cụ sẽ giúp bạn trong việc thiết kế và chỉnh sửa miễn phí các biểu mẫu khảo sát, mẫu đánh giá chất lượng, danh sách câu hỏi,…
Trên đây là một số tiện ích miễn phí phổ biến trong bộ ứng dụng của Google Workspace. Ngoài ra, Google Workspace còn có các phiên bản trả phí với các tính năng nâng cấp phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô từ nhỏ đến lớn.
1.3. Các phiên bản nâng cấp của Google Workspace
Tùy theo nhu cầu mà bạn có thể lựa chọn các gói dịch vụ phù hợp với doanh nghiệp của mình. Một số gợi ý sau đây về các gói dịch vụ phổ biến của Google Workspace mà bạn có thể tìm hiểu:
- Google Workspace Business Starter: Với chi phí khoảng $6/người/tháng, bạn sẽ được tùy chỉnh email của doanh nghiệp, mở các cuộc họp hội nghị trực tuyến với số lượng khoảng 100 người tham gia cùng nhiều những tiện ích khác. Đồng thời, ứng dụng sẽ hỗ trợ quản lý và bảo mật thông tin người dùng.
- Google Workspace Business Standard: Bạn sẽ chi trả khoảng $12/người/tháng, ở phiên bản này bao gồm những tính năng của gói Business Starter và nâng cấp thêm một số tính năng nhất định như mở cuộc họp video trực tuyến với sức chứa 150 người, tính năng ghi âm cuộc họp, lưu trữ thông tin không giới hạn trên ứng dụng Google Drive.
- Google Workspace Business Plus: Mức phí bỏ ra cho phiên bản này khoảng $18/người/tháng. Chúng sẽ gồm các tính năng của Business Standard và bổ sung thêm tính năng bảo mật nâng cao, hỗ trợ việc quản lý chặt chẽ thông tin người dùng. Đồng thời, ứng dụng cho phép bạn tạo và ghi âm các cuộc họp trực tuyến với sức chứa lên đến 250 người tham gia.
- Google Workspace Enterprise: Phiên bản dành cho các tổ chức hay doanh nghiệp có quy mô tương đối lớn. Phiên bản cung cấp bao gồm những tính năng của gói Business Plus và phát triển thêm chức năng quản lý nhóm nâng cao giúp các doanh nghiệp có định hướng mở rộng kinh doanh và thắt chặt mô hình quản lý.
- Google Workspace Enterprise Plus: Phiên này sẽ tổng hợp các tính năng của gói dịch vụ Enterprise cộng thêm các chức năng phân tích, báo cáo, bảo mật thông tin tài khoản hay quản lý quyền truy cập dữ liệu. Đây được xem là phiên bản cao cấp nhất của Google Workspace.
2. Cách sử dụng bộ tiện ích Google Workspace cho doanh nghiệp tối ưu nhất
2.1. Lợi ích khi sử dụng Google Workspace cho doanh nghiệp
Google Workspace là bộ công cụ hỗ trợ đắc lực cho người dùng đặc biệt là các tổ chức doanh nghiệp trong việc hoạt động và vận hành kinh doanh hiệu quả. Các lợi ích vượt trội của Google Workspace cho doanh nghiệp có thể kể đến là:
- Tăng tính kết nối: Cung cấp các công cụ tiên tiến hỗ trợ người dùng như Google Docs, Google Sheets, Google Forms,… giúp liên kết hoạt động của mọi người với nhau, tạo môi trường chung để mọi người cùng tương tác và chia sẻ tài liệu trong công việc.
- Tổ chức cuộc họp trực tuyến: Cho phép bạn tạo và thiết kế các cuộc họp video trực tuyến nhưng vẫn đảm các tính năng trò chuyện và tương tác tốt từ xa, giúp tiết kiệm chi phí di chuyển cho người dùng.
- Hỗ trợ lưu trữ và chia sẻ thông tin: Với ứng dụng Google Drive trong Google Workspace, bạn sẽ được cấp quyền lưu trữ và chia sẻ thông tin đến mọi địa điểm khác nhau.
- Tính bảo mật thông tin: Các thông tin, dữ liệu của doanh nghiệp sẽ được ứng dụng lưu trữ và bảo mật ở cấp độ cao. Người dùng có thể thiết lập quyền kiểm soát và quản lý truy cập thông tin bằng các hình thức xác thực hai yếu tố hay các mã hóa dữ liệu. Điều này giúp đảm bảo được sự an toàn dữ liệu cho các doanh nghiệp.
- Tích hợp nhiều công cụ hỗ trợ: Bộ ứng dụng Google Workspace tích hợp nhiều tiện ích hỗ trợ từ Google và liên kết với nhiều dịch vụ khác nữa, giúp bạn dễ dàng làm việc và tương tác được trên nhiều nền tảng internet khác nhau. Tạo môi trường làm việc linh hoạt, sống động và hiệu quả.
Trên đây là một số lợi ích phổ biến của Google Workspace. Để phát huy được những lợi ích đó, chúng ta phải biết cách sử dụng bộ tiện ích Google Workspace cho doanh nghiệp hiệu quả.
2.2. Làm thế nào để sử dụng bộ tiện ích Google Workspace cho doanh nghiệp hiệu quả?
Để sử dụng bộ tiện ích Google Workspace cho doanh nghiệp một cách hiệu quả, bạn cần lưu ý một số nội dung quan trọng:
- Xác định đúng mục tiêu: Việc xác định đúng mục tiêu kinh doanh và nhu cầu của doanh nghiệp sẽ giúp bạn lựa chọn chính xác các ứng dụng hỗ trợ phù hợp để đạt hiệu quả như mong muốn.
- Phối hợp các tiện ích: Nên áp dụng chức năng phối hợp các tiện ích của Google Workspace, để tạo thành một tổng thể chung liên kết liền mạch hỗ trợ tối đa cho người dùng trong công việc.
- Đào tạo kỹ năng người dùng: Để tăng năng suất công việc, các doanh nghiệp nên thường xuyên tổ chức các buổi đào tào nâng cao kỹ năng sử dụng Google Workspace cho nhân viên. Điều này sẽ giúp mọi người hiểu rõ các tính năng trong ứng dụng cũng như tính chất vận hành doanh nghiệp.
- Cập nhật tính năng mới thường xuyên: Việc tìm hiểu và cập nhật thường xuyên các tính năng mới của Google Workspace sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng công việc.
- Theo dõi và quản lý dữ liệu: Kiểm tra và quản lý chặt chẽ các nguồn dữ liệu cá nhân của doanh nghiệp trên Google Workspace. Sử dụng các tính năng bảo mật và giới hạn quyền truy cập để đảm bảo dữ liệu luôn được bảo mật tối đa.
Bài viết trên đã giúp bạn hiểu hơn về ứng dụng Google Workspace cũng như cách sử dụng Google Workspace hiệu quả cho doanh nghiệp. Đây được xem là ứng dụng hoàn hảo giúp người dùng tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp, gắn kết và hiệu quả hơn.
Xem thêm:
- Tiện ích họp online Google Meet, các kinh nghiệm sử dụng hiệu quả và so sánh giữa Google Meet với Zoom
- Hướng dẫn scan tài liệu bằng Google Drive trên điện thoại Android và iOS (iPhone)
